表格是事实源，AI 是整理员，机器人只是入口。

01 / DEFINITION先别急着做“数字分身”。

先选择一个高频问题：新人总在问什么？客户需求怎样分类？某类项目怎样判断是否承接？把范围缩到一个场景，系统才有可能在一周内投入使用。

“像我一样说话”不是首要目标。更重要的是：依据相同事实，使用相同判断框架，遇到不确定情况知道停止并交给谁。

02 / SIX TABLES把经验拆成六张表。

不必一次建全。先建“常见问题”和“判断框架”两张表，录入 20 条真实记录，足以检验这套结构是否能解决问题。

03 / RECORD DESIGN每条记录至少有七个字段。

标题：这条知识回答什么问题
原始材料：会议纪要、文档或链接
事实摘要：只写材料明确支持的内容
适用条件：在什么场景下可使用
不适用条件：哪些情况不能照搬
状态：待核实 / 已审核 / 已停用
负责人和日期：谁确认、何时确认

客户姓名、身份证号、联系方式和案件细节不应直接进入通用知识库。先用匿名编号替代身份信息；只保留完成当前任务所需的最少材料。

04 / AI JOBS让 AI 只做三类工作。

• 提取：从会议记录中拆出事实、问题、行动项和待确认项。
• 分类：按预先定义的标签整理需求、案例和风险等级。
• 草拟：依据“已审核”记录生成答复或操作清单。

飞书官方资料显示，多维表格的 AI 字段可用于文本生成、分类和信息提取，自动化流程也能调用 AI 生成文本。可用不等于可信：提示词要要求它引用记录编号，并把信息不足的结果标为“待核实”。

只依据当前记录提取以下字段：
1. 已确认事实
2. 待确认问题
3. 下一步动作
4. 可能涉及的标签

不得补充材料中没有的信息。
如果无法判断，写“待核实”，并说明缺少什么材料。

05 / GOVERNANCE建立审核、去重和停用流程。

1. 新材料进入“待整理”视图，保留原始链接。
2. AI 生成结构化草稿，状态自动设为“待核实”。
3. 负责人核对原文、补适用边界，改成“已审核”。
4. 机器人只读取“已审核”视图。
5. 内容更新时新建版本，不静默覆盖旧结论。
6. 过期或有争议的记录标为“已停用”，保留变更原因。

同一来源重复导入时，用“来源链接 + 日期”生成唯一键；发现重复就提醒，不让自动化悄悄覆盖人工确认过的内容。

06 / DELIVERY最后才接入机器人。

飞书开放平台提供机器人和 API，团队可以把多维表格的已审核记录接入问答入口。上线前至少设置三道门：

• 权限门：谁可以问、谁可以看原始记录、谁可以修改。
• 证据门：回答必须带记录编号或来源链接；没有依据就拒答。
• 行动门：机器人可以建议，但发送、删除、付款、承诺等动作必须人工确认。

07 / EXAMPLE一个律所知识库可以这样开始。

先录入“新客户首次咨询”这个场景：需要收集哪些信息，哪些问题不能在线判断，利益冲突怎样初筛，材料由谁接收，什么时候必须交给律师。机器人收到问题后，只生成材料清单和下一步指引，不对案件结果作保证。

08 / WEEKEND MVP周末完成最小版本。

1. 选一个团队每周至少重复三次的问题。
2. 建立两张表：常见问题、判断框架。
3. 录入 20 条带来源的真实记录。
4. 设置“待核实 / 已审核 / 已停用”三个状态。
5. 用 AI 提取五条新记录，逐条人工核对。
6. 让两位同事只通过已审核视图找答案，记录找不到和看不懂的地方。

当同事能找到答案、能看见依据、也知道何时该停下来问人，第一版就已经有用。